Ngày trước, tại văn phòng HO, Ban Giám đốc có không gian riêng, phòng Kế toán có khu vực riêng, các phòng ban còn lại làm việc ở những vị trí khác nhau. Những căn phòng ấy phục vụ cho cách tổ chức công việc khi đó. Nhưng đôi khi, khoảng cách nơi làm việc cũng vô tình tạo nên khoảng cách giao tiếp. Theo thời gian, không gian làm việc thay đổi, mọi người cùng ngồi trong một văn phòng mở, một câu hỏi có thể được giải đáp bằng cách quay sang bên cạnh, một cuộc trao đổi có thể bắt đầu ngay tại chỗ. Những đồng nghiệp trước đây chỉ tương tác qua nhóm chat chung nay có thêm cơ hội trò chuyện mỗi ngày.
Nhưng khi những bức tường biến mất, chúng ta có thực sự trở nên gần nhau hơn?

Với anh Thiện Hải – Trưởng nhóm C&B, sự thay đổi không gian làm việc đã mang đến nhiều trải nghiệm tích cực. Qua hai lần thay đổi chỗ ngồi, anh nhận thấy không gian mở giúp lãnh đạo gần nhân viên hơn, đồng nghiệp thuận tiện trao đổi công việc và có thêm cơ hội giao tiếp. “Ban đầu, mình cũng có chút lo lắng khi vị trí mới nằm ngay trước mặt bác Tổng, phía sau là sếp trực tiếp (Giám Đốc Khối Hành chính Nhân sự). Nhưng sau một thời gian, mình nhận ra các sếp vẫn luôn tạo điều kiện để mọi người có không gian làm việc thoải mái. Sự gần gũi ấy còn mang đến những khoảnh khắc vui vẻ và cảm xúc dễ chịu.” – Anh Hải chia sẻ.

Còn với Giang Hương – Nhân viên Kế toán, văn phòng mới giúp cô bạn có thêm cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp khác phòng. “Từ khi chuyển sang văn phòng HO tại Trung Kính, mình có cơ hội giao lưu, làm quen với đồng nghiệp ở các phòng ban khác dễ dàng hơn. Đặc biệt, khi ngồi chung, mình tìm được những người có cùng sở thích và kết nối thêm nhiều đồng nghiệp mới, cùng nhau gọi cafe mỗi sáng. Dù cân nặng cũng tăng gần 10kg nhưng mình vẫn thấy… vui vẻ (cười).”
Những bức tường không thể nhìn thấy…
Nếu những bức tường vật lý chia cách nơi làm việc, thì những bức tường vô hình lại được tạo nên từ cách chúng ta nhìn nhận công việc và những người xung quanh. Đó là khi chúng ta biết đồng nghiệp làm gì, nhưng chưa hiểu công việc của họ liên quan thế nào đến mình; hoàn thành đúng phần việc được giao, nhưng chưa nhìn thấy những bước tiếp theo hay mục tiêu chung mà công việc ấy hướng tới. Khoảng cách cũng xuất hiện khi mỗi người chỉ nhìn vấn đề từ vị trí của mình. Cùng một công việc, mỗi bộ phận có thể có những ưu tiên và áp lực khác nhau. Nếu thiếu trao đổi, những khác biệt ấy dễ dẫn đến hiểu lầm, thậm chí khiến chúng ta vội đánh giá nhau khi chưa thực sự hiểu rõ câu chuyện.
Hiểu nhau không nhất thiết phải bắt đầu từ việc nắm rõ công việc của nhau, mà đôi khi chỉ cần nhận ra những áp lực mà đồng nghiệp đang đối mặt. Kết nối không có nghĩa là lúc nào cũng đồng thuận, mà là sẵn sàng trao đổi để hiểu nhau hơn. Những bức tường vô hình thường dần hình thành từ những lần thiếu trao đổi, những giả định chưa được làm rõ và thói quen chỉ nhìn vấn đề từ phía mình.
Nếu SILO xuất hiện, điều gì sẽ xảy ra?

Khi mỗi bộ phận chỉ tập trung vào phần việc của mình mà thiếu kết nối với những bộ phận liên quan, SILO có thể kéo theo những hệ quả không chỉ ở giao tiếp mà còn trong hiệu quả công việc.
- Thông tin đứt đoạn: Trao đổi chậm trễ, dễ hiểu sai hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.
- Phối hợp kém hiệu quả: Công việc chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm, chờ đợi hoặc phải làm lại.
- Mục tiêu chung bị ảnh hưởng: Mỗi bộ phận có thể đã hoàn thành phần việc của mình, nhưng kết quả cuối cùng vẫn chưa đạt như kỳ vọng.
Bởi công việc của mỗi bộ phận không tồn tại độc lập, mà là những mắt xích liên kết với nhau. Một mắt xích hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng chưa đủ để bảo đảm toàn bộ quy trình vận hành hiệu quả. Vì vậy, NO SILO không có nghĩa là xóa bỏ ranh giới chuyên môn hay trách nhiệm giữa các bộ phận. Điều cần tránh là để ranh giới ấy trở thành rào cản kết nối.
Kết nối bắt đầu từ điều nhỏ

Để phá bỏ những bức tường vô hình, chúng ta không cần bắt đầu bằng những hành động lớn. Chỉ cần hỏi thêm một câu để hiểu rõ yêu cầu, chia sẻ thông tin sớm hơn để đồng nghiệp chủ động phối hợp, hay nhìn thêm một bước để biết phần việc của mình liên quan thế nào đến người khác và mục tiêu chung. Bởi vậy, hành trình NO SILO có thể không bắt đầu từ một thay đổi lớn trong cách tổ chức công việc, mà có thể bắt đầu từ chính cách mỗi người chủ động kết nối với đồng nghiệp mỗi ngày. Ngày trước, những bức tường ở văn phòng là thứ chúng ta có thể nhìn thấy. Hôm nay, những bức tường ấy đã biến mất. Nhưng hành trình “NO SILO” không kết thúc ở việc chúng ta ngồi chung một không gian. Bởi một văn phòng không có tường vẫn có thể tồn tại những khoảng cách; ngược lại, những người làm việc ở những vị trí khác nhau vẫn có thể kết nối nếu cùng nhìn về một kết quả.
Khi hiểu sự liên kết giữa công việc của mình với công việc của người khác và mục tiêu chung, khi không chỉ hoàn thành phần việc của mình mà còn quan tâm đến cách công việc ấy kết nối với những phần việc khác, chúng ta mới thực sự cùng nhau tạo nên một kết quả trọn vẹn.