Có những điều rất nhỏ nhưng lại quyết định cách chúng ta làm việc cùng nhau.

       Có một điều khá thú vị trong công việc: càng làm lâu, chúng ta càng nhận ra rằng những vấn đề lớn xảy đến đôi khi bắt đầu từ những điều rất nhỏ. Một thông tin được gửi đi nhưng thiếu một chi tiết; một thay đổi đã xảy ra nhưng người liên quan chưa được cập nhật; một vấn đề xuất hiện nhưng người gặp vấn đề nghĩ rằng “để mình xử lý thêm rồi báo”; một yêu cầu chưa thực sự rõ, nhưng thay vì hỏi lại, chúng ta tự hiểu theo cách của mình…. Không ai cố tình làm sai. Mỗi người vẫn đang cố gắng hoàn thành phần việc của mình, nhưng công việc của chúng ta hiếm khi tồn tại một cách độc lập. Một người làm xong, sẽ có người khác tiếp tục. Và ở giữa những mắt xích ấy là thông tin.

       Thông tin được truyền đi như thế nào, vào thời điểm nào, đến ai và được hiểu ra sao có thể quyết định cả một chuỗi công việc phía sau. Theo anh Phạm Thành Đô – Quản lý Nhóm các dự án Toàn Cầu 2, đặc biệt với những dự án có nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý hoặc có sự phối hợp giữa Việt Nam và Nhật Bản, việc truyền đạt thông tin đúng lúc càng trở nên quan trọng. “Thông tin chính là yếu tố kết nối tất cả các bên với nhau. Tôi luôn coi việc truyền đạt đúng thông tin, đúng người, đúng thời điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án” – anh Đô cho biết. Có lẽ cũng vì vậy mà trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản có một khái niệm đã trở nên quen thuộc: HO-REN-SO.

       Vậy HO-REN-SO là gì? 

       HO-REN-SO là cách gọi ghép từ ba thuật ngữ trong tiếng Nhật: HOUKOKU – 報告 (Báo cáo); RENRAKU – 連絡 (Liên lạc); SOUDAN – 相談 (Trao đổi). Hiểu một cách đơn giản, HO-REN-SO nhấn mạnh việc chia sẻ thông tin, liên lạc với những người liên quan và chủ động trao đổi khi cần thiết trong quá trình làm việc.

       Nhưng nếu chỉ dừng ở việc học thuộc ba chữ “Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi”, chúng ta sẽ rất dễ hiểu HO-REN-SO thành một danh sách những việc “phải làm”. Trong khi bản chất của HO-REN-SO có lẽ nằm ở một câu hỏi đơn giản hơn rằng: Làm thế nào để người cần biết có đủ thông tin, vào đúng thời điểm, để có thể làm tốt phần việc của mình?

       Chủ động chia sẻ thông tin và nhìn nhận vấn đề từ góc độ của tập thể

       Một công việc tốt không chỉ phụ thuộc vào việc mình làm tốt đến đâu, mà còn phụ thuộc vào việc người khác có đủ thông tin để tiếp tục công việc của họ hay không. Khi mới đi làm, chúng ta thường tập trung vào phần việc của mình. Hoàn thành task, đạt deadline, đảm bảo chất lượng. Đó là những năng lực rất quan trọng. Nhưng càng làm việc với nhiều người, nhiều team và nhiều bộ phận, chúng ta càng nhận ra một điều khác: Không có công việc nào thực sự chỉ thuộc về một người. Năng lực cá nhân vẫn quan trọng, nhưng năng lực phối hợp mới giúp những năng lực riêng lẻ ấy tạo thành một kết quả chung.

       Đây cũng là điều anh Phạm Thành Đô nhận thấy rõ trong quá trình quản lý các dự án: “Một người hoàn thành tốt phần việc của mình sẽ quan tâm: Phần việc của tôi đã hoàn thành chưa? Còn một người biết làm việc cùng người khác sẽ quan tâm thêm: Phần việc của tôi có ảnh hưởng gì đến người tiếp theo hay không?”

       Anh cho rằng, nếu một người đã hoàn thành công việc nhưng không thông báo cho người phụ trách bước tiếp theo, về mặt cá nhân có thể nhiệm vụ đã hoàn thành, nhưng về mặt dự án, công việc vẫn có thể bị chậm. Vì thế, điều anh đánh giá cao ở một nhân sự không chỉ là khả năng hoàn thành công việc được giao, mà còn là khả năng chủ động chia sẻ thông tin, hỗ trợ đồng đội và nhìn vấn đề từ góc độ của cả team.

       HO-REN-SO: Có thể đơn giản từ việc chủ động hỏi để cập nhật thông tin ngay từ đầu

       Với những người mới đi làm, HO-REN-SO có lẽ không bắt đầu từ những khái niệm lớn. Nó có thể bắt đầu bằng việc dám hỏi khi chưa hiểu, dám báo khi gặp vấn đề và chủ động cập nhật cho người khác thay vì nghĩ rằng “chắc họ biết rồi”. Đó cũng là điều Mai Ngọc Anh – Chuyên viên Tuyển dụng – từng trải qua trong những ngày đầu làm việc. Cô bạn chia sẻ, điều khiến bản thân mất nhiều thời gian để học nhất khi mới đi làm là cách trao đổi sao cho đủ thông tin nhưng vẫn rõ ràng, đúng trọng tâm. Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, Ngọc Anh từng không biết vấn đề nào cần báo ngay, vấn đề nào có thể tự xử lý nên đôi khi dành khá nhiều thời gian để cân nhắc. 

       “Mình nhớ mãi thời gian đầu mới vào BSV, khi chưa rõ quy trình tuyển dụng, cứ nghĩ là người mới nên cần tự tìm hiểu trước, cũng ngại hỏi ngay vì sợ làm phiền mọi người. Mình dành khá nhiều thời gian để tự xử lý, nhưng càng làm lại càng không chắc mình đang làm đúng. Trong khi vấn đề đó có thể xử lý rất nhanh nếu mình chủ động hỏi ngay từ đầu.” Từ trải nghiệm đó, Ngọc Anh đã dần thay đổi cách làm việc và nhận ra rằng: một trong những lý do khiến người trẻ ngại hỏi hoặc ngại báo vấn đề là sợ bị đánh giá là chưa biết việc hoặc làm phiền người khác. Đôi khi, người mới cũng chưa biết mình nên hỏi ai và nên báo như thế nào.  

       HO-REN-SO có thể bắt đầu từ một nền văn hóa rất khác với chúng ta, nhưng những điều nó gợi nhắc lại không hề xa lạ. Đó là việc nói cho nhau biết điều cần biết, là chủ động tìm đến nhau khi có điều chưa rõ, là chia sẻ thông tin trước khi một vấn đề nhỏ trở thành một vấn đề lớn. Và trên hết, là hiểu rằng công việc của mình luôn có một phần liên quan đến công việc của người khác. 

        “Bản chất của HO-REN-SO là tạo ra một môi trường mà thông tin quan trọng không bị nằm lại ở một cá nhân mà được chia sẻ với các bên liên quan” – anh Đô nhấn mạnh. Một người biết cách làm phần việc của mình là một người làm việc tốt. Nhưng một người biết khi nào cần báo, khi nào cần liên lạc và khi nào cần trao đổi để người khác cũng có thể làm tốt phần việc của họ, thì đó là người đang biết cách làm việc cùng một tập thể. 

       Những kết nối lớn đôi khi bắt đầu từ những điều rất nhỏ. Và từ những điều nhỏ ấy, chúng ta cùng tạo nên một cách làm việc tốt hơn.