6 TIPS ĐỂ LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN HIỆU QUẢ

Khi làm việc liên phòng ban, mỗi team có cách làm, mục tiêu và góc nhìn riêng. Vì vậy, phối hợp hiệu quả không chỉ là “nói cho nhau biết”, mà còn là nói đủ rõ để người khác hiểu đúng và có thể tiếp tục công việc của mình. Dưới đây là 6 tips nhỏ giúp chúng ta hạn chế những pha “lệch sóng” khi phối hợp.

1. Đừng chỉ nói “CẦN GÌ”, hãy nói thêm “ĐỂ LÀM GÌ”

Khi nhờ một bộ phận khác hỗ trợ, nếu chỉ nói yêu cầu, người nhận có thể khó hình dung mức độ ưu tiên, mục đích của công việc hay cách thức nào là hợp lý nhất. Thay vì: “Gửi mình file này nhé.”

Thử nói: “Gửi mình file này trước 15h nhé, vì mình cần tổng hợp để gửi khách hàng trong ngày.”

Khi hiểu bối cảnh và mục đích, người nhận sẽ dễ xác định việc cần làm, mức độ ưu tiên và cách thức thực hiện phù hợp nhất.

2. Nói theo “ngôn ngữ” của người nhận

Mỗi phòng ban đều có những thuật ngữ, cách gọi và cách làm quen thuộc. Nhưng điều hiển nhiên với team mình chưa chắc đã rõ với team khác. Vì vậy, trước khi gửi một yêu cầu, thử tự hỏi: “Nếu người nhận không làm cùng công việc với mình, họ có hiểu điều này không?” Nếu chưa chắc, hãy giải thích thêm một chút hoặc gửi kèm ví dụ/file mẫu.

3. Chưa rõ thì hỏi lại, đừng tự “đoán ý”

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến công việc đi sai hướng là hai bên cùng nghĩ mình đã hiểu, nhưng thực tế lại hiểu khác nhau. Khi nhận một yêu cầu chưa rõ, đừng ngại hỏi lại:

Phần nào cần thực hiện?
Kết quả đầu ra cần như thế nào?
Khi nào cần hoàn thành?
Có yêu cầu hoặc lưu ý đặc biệt nào không?

Một câu hỏi thêm ở đầu có thể giúp tránh rất nhiều lần sửa lại ở phía sau.

4. Quản lý thông tin một cách khoa học

Làm việc nhiều bên rất dễ xuất hiện tình trạng: “File nào là file mới nhất nhỉ?”; “Thông tin này gửi ở group nào?”; “Ủa, cái này đã được cập nhật chưa?”… Đặc biệt với những công việc phải liên tục cập nhật dữ liệu, tài liệu, kế hoạch hoặc yêu cầu từ nhiều bên, việc mỗi người giữ một phiên bản sẽ rất dễ gây nhầm lẫn. Với những công việc có nhiều người cùng tham gia, hãy thống nhất ngay từ đầu:

Thông tin chính nằm ở đâu?
File nào là bản cập nhật cuối?
Ai là người cập nhật?
Khi có thay đổi, cập nhật ở đâu?

Một “source of truth” rõ ràng có thể giúp cả team bớt rất nhiều lần hỏi lại.

5. Gửi đi xong chưa phải là “xong”

Một đầu việc được gửi đi chưa có nghĩa là quá trình phối hợp đã kết thúc. Đôi khi chúng ta gửi file, gửi thông tin rồi… chờ. Sau đó mới phát hiện: Người nhận chưa thấy/Người nhận hiểu khác/Có thông tin cần bổ sung/Kết quả cuối cùng không đúng với mục đích ban đầu/… Vì vậy, với những đầu việc quan trọng, hãy tạo một “closed loop”: Gửi → Xác nhận đã nhận → Thực hiện → Phản hồi → Chốt kết quả.

Không cần lúc nào cũng phải nhắn “đã nhận chưa?”, nhưng với những công việc quan trọng hoặc có nhiều bên liên quan, một bước xác nhận và phản hồi cuối sẽ giúp hạn chế việc “tưởng là xong nhưng thực ra chưa xong”.

6. Đừng đợi vấn đề lớn mới nói

“Để mình xử lý thêm đã”;
“Chắc không sao đâu”;
“Đợi xem thế nào rồi báo”; …

Đôi khi chúng ta trì hoãn việc chia sẻ vì nghĩ vấn đề vẫn còn nhỏ. Nhưng nếu vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng hoặc phần việc của người khác, báo sớm sẽ luôn có nhiều phương án xử lý hơn. Báo sớm không có nghĩa là mình không làm được việc. Đó là cách để những người liên quan có cơ hội cùng mình xử lý khi vấn đề vẫn còn nhỏ.