“Ôi tôi bận quá! Bận mờ cả mắt đây!” 

Quen không? Bạn đã bao giờ gặp tình trạng như vậy ở môi trường văn phòng chưa? Những người đồng nghiệp luôn luôn ở trạng thái bận rộn liên tục, cảm tưởng như… không có thời gian để thở. Hoặc đôi khi… là chính bạn! Khi mà mỗi ngày đến công ty, màn hình máy tính nhấp nháy hàng tá “tab”, điện thoại liên tục “ring”, danh sách việc cần làm dường như vô tận. Bạn luôn tay, thậm chí… luôn chân trong suốt 8 tiếng làm việc, và tự nhủ mình đã rất bận rộn, chăm chỉ. Nhưng cuối ngày nhìn lại, bạn “ngỡ ngàng bật ngửa” khi mục tiêu quan trọng nhất vẫn dở dang và không thể gọi tên chính xác, cụ thể về những công việc mình đã hoàn thành. Bạn đã “bận cả ngày”: họp 5 cuộc, trả lời 50 email, nhấp ra nhấp vào một file để sửa dăm ba lỗi vụn vặt… Nghe rất năng suất nhưng lại không có gì đang tiến gần đến mục tiêu. 

Bận rộn ảo – Khi “bận” trở thành một kỹ năng mềm? 

Chúng ta đang ở trong một xã hội mà “trông bận rộn” đôi khi lại quan trọng ngang ngửa (hoặc hơn?!?) làm việc hiệu quả. Nhìn xung quanh ai cũng bận, ai cũng có vẻ đang làm “công to việc lớn”, nếu chúng ta mang dáng vẻ thong dong, đủng đỉnh thì có vẻ như thật lạc lõng. Cảm giác “bản thân trông không bận” sẽ khiến những người xung quanh cho rằng mình không chăm chỉ và không đủ nỗ lực khiến bạn cũng cố gắng “gồng lên” để… bận. Cuối cùng, chúng ta cùng tham gia vào “cuộc đua bận rộn” đó. 

Đó chỉ là một cách ví von vui vẻ thôi. Nhưng có một sự thật mà chúng ta đều hiểu: bận không đồng nghĩa với hiệu quả. Bận rộn mỗi ngày không phải là thang đo chất lượng và thành tựu trong công việc. Chúng chỉ khiến bào mòn năng lượng và thể lực, tạo nên một cá thể rệu rã và mệt mỏi cuối mỗi ngày. Mà đôi khi, kết quả tạo ra lại không tương xứng với khối lượng thời gian “luôn tay luôn chân” đã bỏ ra. 

Bạn “bắt gặp” bản thân ở dạng thức nào của bận rộn ảo? 

Dựa trên việc phân tích hàng triệu mẫu hành vi, DeepSeek (Chú thích: một nền tảng trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến mã nguồn mở, được phát triển bởi công ty Trung Quốc tại Hàng Châu, chuyên về các mô hình ngôn ngữ lớn LLM và lập trình) đã chỉ ra 4 dạng “bận rộn ảo” phổ biến

1- Bận rộn phô trương – “Busy bragging”  

Đây là kiểu bận rộn hướng đến “khán giả” – nơi năng suất được đánh giá bằng số giờ “hy sinh” chứ không phải kết quả cuối cùng được tạo ra. Nó thường diễn ra khi chủ thể muốn những người xung quanh phải biết mình bận rộn đến mức nào. Họ thường xuyên than thở về khối lượng công việc, luôn ngược xuôi liên tục, luôn xuất hiện với vẻ mặt căng thẳng và câu cửa miệng luôn là “Ôi đang bận quá!” Hành vi này là một công cụ xã hội để tìm kiếm sự ghi nhận. Sự than phiền liên tục đôi khi cũng là một cơ chế phòng vệ, tránh né việc phải đối mặt với các nhiệm vụ khó khăn. 

2- Bận rộn quá nhiều việc vụn vặt hoặc dễ dàng 

Đó là khi chủ thể dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng hoàn thành, nhưng lại không đóng góp nhiều vào mục tiêu dài hạn. Thay vì giải quyết dự án lớn, họ chìm đắm trong những “đầu việc” nhỏ như trả lời email, sắp xếp lại file, dọn dẹp bàn làm việc… – những hoạt động tạo ra cảm giác hoàn thành tức thời nhưng không tạo ra sự khác biệt. 

Đây là một hình thức trì hoãn bằng cách áp dụng nguyên lý Pareto ngược: dành 80% thời gian cho những việc chỉ tạo ra 20% giá trị. Họ sợ sự phức tạp, họ sợ bắt đầu với những đầu việc lớn và khó khăn, họ luôn cảm thấy cần thêm thời gian để… bắt đầu, thế nên họ trì hoãn liên tục những công việc quan trọng và thay thế vào đó những đầu việc nhỏ vặt.  

3- Bận rộn đa nhiệm liên tục 

Chủ thể tin rằng hiệu quả là cố gắng xử lý nhiều việc cùng lúc: vừa họp, vừa nhắn tin, vừa duyệt tài liệu. Màn hình luôn mở nhiều cửa sổ, mỗi việc làm một chút rồi nhanh chóng chuyển sang việc khác – như một người đang “cân” cả thế giới vậy. 

Đa nhiệm kiểu này thực chất là chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, làm giảm đáng kể khả năng tập trung sâu và tăng tỷ lệ mắc lỗi. Bộ não cần thời gian để tái tập trung sau mỗi lần chuyển đổi, khiến hiệu suất tổng thể bị hao hụt nghiêm trọng. Việc này tạo ra một “sự bận rộn” bề ngoài, nhưng không cho phép họ hoàn thành bất kỳ việc gì một cách sâu sắc và chất lượng. 

4- Bận rộn với nghiên cứu vô tận  

Dạng bận rộn này thường thấy ở những người dành quá nhiều thời gian cho việc thu thập thông tin, nghiên cứu, hoặc học các khóa học mới, viện cớ là đang “chuẩn bị đầy đủ” trước khi chính thức hành động. Đây là hành vi tránh né rủi ro và trách nhiệm của việc đưa ra quyết định hoặc thực hiện. Thay vì bắt đầu, họ chìm đắm trong quá trình tìm hiểu, tạo cảm giác “bận rộn học hỏi” nhưng không bao giờ đạt đến điểm hành động dứt khoát. Sự chuẩn bị là cần thiết, nhưng khi nó trở thành mục đích thay vì phương tiện, nó đã biến thành một rào cản tâm lý. Cần phải chấp nhận sự không hoàn hảo và bắt đầu bằng một phiên bản đơn giản nhất của ý tưởng, rồi cải tiến dần dần. 

Có thể thoát khỏi vòng luẩn quẩn bận rộn này hay không? 

Đương nhiên rồi. Bởi vì đó đều nằm ở lựa chọn của bạn. Nếu bạn đang loay hoay với vòng lặp bận rộn mỗi ngày mà không thực sự cảm nhận rõ được hiệu quả hay thành tựu, thì hãy thực sự nghĩ tới những điều sau nhé!  

• Nâng cao năng lực: học hỏi kiến thức và kỹ năng, ứng dụng công nghệ, tìm giải pháp làm việc thông minh – đó là những điều giúp hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian rút ngắn hơn. Một số giải pháp có có thể bạn đã từng nghe, như áp dụng nguyên lý Pomodoro – chia các phiên làm việc thành 25 phút/phiên và nghỉ giải lao 5 phút sau mỗi phiên như vậy. Hoặc ứng dụng ma trận eisenhower – công cụ quản lý thời gian và ra quyết định giúp phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp, trong đó cần xác định trước khi làm việc về những công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp để xử lý triệt để. 

• Cải thiện tính trì hoãn: Tin được không? Bận rộn đôi khi đến từ việc trì hoãn quá nhiều và liên tục. Mải mê làm những việc đơn giản, vụn vặt, không tốn sức để trì hoãn những việc lớn cần tập trung suy nghĩ, giải quyết. Ây gù – Bạn bận rộn với những nhỏ nhặt vì chưa muốn bắt đầu dự án lớn cần đầu tư “chất xám”. Hãy vượt qua điều đó bằng cách dành cho mình chỉ 5 hoặc 10 phút để BẮT ĐẦU làm việc đó – vì bắt đầu luôn là phần khó nhất! 

• Ngắt kết nối với các thiết bị điện tử khi làm việc: Khi đang tập trung xử lý những công việc quan trọng, hãy ngắt kết nối với các thiết bị điện tử, những trang mạng xã hội để tránh bản thân bị xao nhãng và có thể tập trung xử lý dứt điểm. Để công việc dồn đống lại có thể khiến bận rộn, hối hả, gấp gáp nhưng lại không hoàn thành trọn vẹn đó! 

• Tập trung vào thành tựu của bản thân thay vì của người khác: Rất dễ bị phân tâm bởi thành công của người khác, điều này có thể khiến bạn muốn tỏ ra bận rộn hơn để được coi là có giá trị hơn. Thôi nào! Bạn đâu phải ở đường đua. Và giá trị của bạn không chỉ nằm riêng ở công việc và sự nghiệp. Đừng bào mòn sức lực của mình chỉ để chứng minh với người khác sự thành công của bạn! 

Và cuối cùng, hãy thay đổi góc nhìn và tư duy. Bận rộn không phải là thước đo duy nhất của sự thành công hay giá trị bản thân. Những người thực sự thành công không bận tâm đến việc chứng minh sự bận rộn, họ tập trung vào việc tạo ra giá trị. Năng suất được đo bằng kết quả đầu ra, sự tĩnh lặng trong tâm trí, và khả năng dành thời gian cho những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn đang mắc kẹt trong bất kỳ hình thức “bận rộn giả tạo” nào trên, hãy dũng cảm dừng lại. Buông bỏ chiếc “huy hiệu bận rộn” để bắt đầu làm việc một cách có chủ đích, tạo ra những thành tựu mà bạn không cần phải cố gắng “phô diễn” cho bất kỳ ai.